Làm sếp là gánh trên vai cả một gánh nặng về muôn vàn công việc. Nếu bạn không có năng lực quản trị mọi việc sẽ rối tung, bạn thì mệt phờ mà chẳng đâu vào đâu cả. Quản trị là một công việc phức tạp, nó là thước đo năng lực quản lý của một người. Nó không phải là một năng lực bẩm sinh mà là một quá trình học tập, tự rèn luyện.
Bất kỳ ai cũng có thể trở thành một nhà quản lý. Khi bạn là người quản lý giỏi thì dù bạn ở góc nào người ta cũng sẽ tìm ra bạn. Vậy năng lực quản trị cần những gì? Bốn năng lực dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra định hướng tập, trung hơn để rút ngắn quá trình mầy mò học hỏi
Năng lực hoạch định công việc
Là khả năng khi tiếp nhận một nhiệm vụ, bạn biết phải mình sẽ làm gì, biết bắt đầu từ đâu, và biết làm như thế nào để có kết quả tốt nhất. Mục đích cuối cùng là: Bạn được người ta đánh giá là “làm được việc”.
Ví dụ: Bạn được giao phát triển một sản phẩm mới; triển khai 5S; triển khai một chiến dịch marketing; tổ chức một sự kiện quan trọng; xây dựng một nhà máy mới; phân tích giá thành một bộ sản phẩm; đưa một sản phẩm phẩm thâm nhập một thị trường; mở một chi nhánh mới; tiếp nhận chuyển giao một công nghệ từ đối tác; nâng cao năng suất tổng thể cho một dây chuyền sản xuất...
Để rèn luyện năng lực hoạch định công việc, lời khuyên duy nhất là “dấn thân”. Nghĩa là nhìn thấy sự hấp dẫn, thú vị, thách thức của công việc mà xắn tay áo lên mà làm, không nề hà việc nhỏ việc lớn, không quan trọng lợi ích trước mắt. Quan trọng nhất là có cơ hội để dấn thân, tự vượt qua chính mình can đảm đối diện với bất cứ cơ hội nào mình có được. Và luôn luôn nhận ra ai đã trao cơ hội cho mình, cho dù họ có dấu mặt.
Ai cũng phải trải qua cái lần đầu tiên để nhận một nhiệm vụ nào đó, cho dù là to hay nhỏ. Bạn nên đặc biệt biết ơn những người đã tin tưởng cho bạn một cơ hội để làm cái đầu tiên này, người ta cũng nín thở theo dõi bạn, hay dự phòng “đỡ đạn” cho bạn khi bạn làm không xong, đó là một quá trình người ta huấn luyện bạn. Vấn đề là bạn có biết hay không. Đôi khi bạn không biết mà còn có thái độ không đúng với người đó. Những người khác sẽ quan sát thái độ đó, và đương nhiên là cơ hội dấn thân tiếp theo của bạn sẽ không còn. Mà không có cơ hội để nhận một trong trách nào đó, bạn không thể “ngủ một đêm thức dậy là tài ba hơn người được”.
Trong tổ chức cũng có những loại người không làm gì cả. Nhưng thấy ai làm không được thì chà đạp, ai làm được thì nhào vô chia phần. Không sao cả, đừng để ý đến họ mà bực tức sinh bệnh. Bởi những người như vậy suốt đời chỉ là thân phận tầm gửi, họ không thể sinh tồn được nếu không có người khác.
Năng lực gắn kết con người
Việc càng lớn, càng cần nhiều người làm. Thế gian này, không ai làm được cái việc gì đó chỉ với một mình. Cho nên, nếu không có năng lực gắn kết con người, bạn không thể làm quản lý được, bạn chỉ làm được những việc của một nhà chuyên môn, hay những công việc giản đơn.
Để rèn luyện năng lực này, lời khuyên là “suy nghĩ tích cực về con người”. Khi đối diện với một nhóm người, hãy để trong đầu những suy nghĩ: làm sao để phát huy những con người này?, làm sao để họ cùng cộng lực (synergy) để làm việc. Con người là những bản thể khác biệt, làm sao để những bản thể khác biệt này “khớp” được với nhau.
Gắn kết là sự cộng tác, cộng lực của một nhóm người để đạt mục tiêu chung. Họ không gắn lại được thì lực đâu mà làm. Chúng ta không mong đợi những con người trở thành một thể thống nhất “đồng sanh cộng tử”, đoàn kết theo kiểu kiếp hiệp. Chuyện đó chỉ có thể có được trong thời chiến. Hay chỉ là những lời kêu gọi mang tính mụ mị. Trong thời này, con người ai cũng đeo đuổi lợi ích, việc bạn cần làm là hướng những lợi ích cá nhân vào lợi ích chung, không phải là ra sức mụ mị lừa phỉnh họ.
Những suy nghĩ tiêu cực về con người mà bạn cần kiểm soát: thằng này khó ưu, con kia đáng ghét, thuận thì sống nghịch thì triệt, …. Chìm đắm trong sân si, phán xét, yêu yêu ghét ghét, thù hận, thủ đoạn triệt hạ,…bạn chẳng những không gắn kết được ai, mà nơi nào có bạn nơi đó tan hoang, đừng mong làm được chuyện gì. Suy nghĩ tiêu cực là một phản xạ thuộc về bản ngã con người, ai cũng có, nhưng ai kiểm soát được mình không để nó phát triển, người đó mới làm được chuyện lớn.
Mục tiêu của rèn luyện năng lực gắn kết con người là ở đâu có bạn, ở đó con người (cho dù đủ loại cá tính khác biệt) chịu ngồi lại, chịu làm việc, chịu vì cái chung mà gắng sức. Khi đó nơi nào cũng mong bạn đến.
Một quan sát thường gặp với những nhà quản lý có xuất thân từ kỹ thuật, y khoa, nhà khoa học…là luôn mặc định con người như những cái máy. Công việc, với họ là ráp những cái máy lại cứ thế mà chạy, coi như là bổn phận hiển nhiên. Rất nhiều sự thất bại liên quan đến kiểu suy nghĩ này về con người. Và cũng rất nhiều những cay cú, nguyền rủa con người được phun ra. Đó là những biểu hiển cho thấy chúng ta không có năng lực gắn kết con người. Mà có cho chúng ta đi nơi khác, nhận nhiệm vụ khác, nó cũng thế thôi, bởi chỗ nào mà không có con người.
Hãy dành một chút tĩnh lặng mà đánh giá lại năng lực gắn kết con người của mình.
Năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định
Khi triển khai một nhiệm vụ, luôn luôn xuất hiện nhiều vấn đề, xuất hiện nhiều điểm gút lựa chọn cần quyết định.
Nếu như bạn có năng lực hoạch định tốt, con đường hoàn thành nhiệm vụ đi được khoảng 20%; đoạn đường 80% chông gai còn lại là khả năng gắn kết con người để đối điện, quyết định và giải quyết những vấn đề phát sinh.
Quán tính trong suy nghĩ của con người khi đối diện với nhiều vấn đề khó khăn là đổ thừa cho nguồn lực không đủ. Thiếu tiền, thiếu người, thiếu đủ thứ…Đó là cách chúng ta tự nhốt cái suy nghĩ của mình vào cái hộp không lối thoát. Nhiều nhà quản lý đổ thừa lý do rất hiển nhiên “tui biết làm hết mọi thứ, nhưng bởi vì tui không có tiền nên không làm được, ai đó cho tui tiền đi, tui làm cho”.
Câu trả lời rất đơn giản cho những suy nghĩ ngây ngô này là nếu có đủ nguồn lực thì ai cũng làm được, đâu cần gì đến anh ở đây để làm quản lý. Thậm chí nếu có tiền bạc vô tận thì thế gian này chắc cũng không còn vấn đề gì để mà giải quyết nữa. Hay nói cách khác, vấn đề chỉ xuất hiện khi nguồn lực không đủ, và đó là lý do vì sao con người cần phải có mặt để mà giải quyết. Đó là lý do tồn tại của chúng ta, những nhà quản lý.
Ngoài ra, với những nhà quản lý xuất thân từ kỹ thuật, y khoa, khoa học…còn có một căn bệnh “cầu toàn”. Với khoa học tự nhiên, cái gì đó phải 99% mới ưng bụng, trong khi quản lý là chuyện của khoa học xã hội và con người, 60% là hiếm có lắm rồi. Suy nghĩ cầu toàn dẫn đến dễ căng thẳng cáu gắt tức giận (stress), gây bệnh về tâm lý, thậm chí tâm thần. Chính suy nghĩ của chúng ta sinh bệnh chứ chẳng ai gây bệnh cho chúng ta hết.
Lời khuyên cho rèn luyện năng lực giải quyết vấn đề là “suy nghĩ khác biệt, suy nghĩ đa dạng và phân tán”. Tập cho mình một thói quen giải thoát mình thông qua việc nghĩ thoáng hơn, cởi mở hơn. Tự nhắc nhở mình đừng nhốt tâm trí mình vào cái hộp, bế tắc. Mọi việc đều có thể tìm được giải pháp. Và giải pháp không phải là để giải quyết được hoàn hảo vấn đề, mà là một phương cách phù hợp chấp nhận được có thể giải quyết được vấn đề. Giải pháp đôi khi không ở nơi sinh ra vấn đề, mà đến từ nơi khác. Chỉ có mở lòng, mở tâm, mở trí ra thì mới tìm kiếm được giải pháp.
Năng lực phát triển con người.
Bao gồm tự phát triển chính mình và phát triển người khác.
Muốn ảnh hưởng đến người khác, muốn người khác đồng hành với con đường và mục tiêu mình hoạch định, việc cần làm là làm cho người ta phát triển năng lực. Không có một sợi dây ràng buộc nào bền vững bằng tự thân họ muốn ràng buộc với chúng ta.
Con người bị ám ảnh bởi hai từ “làm phản”, rất sợ người khác giỏi hơn mình, đạp đổ thế chổ mình khi có thể. Từ đó chúng ta hình thành những hàng rào ngăn cách người khác đến với chúng ta!
Câu hỏi rất đơn giản “bạn muốn sống và làm việc với người làm cho bạn giỏi hơn, hay sống và làm việc với người làm cho bạn ngu muội hơn?”. Ngay bản thân chúng ta cũng tự mâu thuẫn với chính chúng ta. Chúng ta muốn làm việc với người chia sẻ sự hiểu biết cho chúng ta, nhưng bản thân chúng ta lại ích kỷ không muốn chia sẻ cho bất kỳ ai.
Đó chính là cái gút của tâm trí, càng sợ người khác làm phản, nhiều người phản hơn. Càng sợ người khác giỏi hơn thay thế mình, thì ngày càng tụt hậu, bị nhiều người xa lánh, và không được ai chia sẻ cái chi hết.
Lời khuyên là chúng ta nên mở lòng ra mà chia sẻ sự hiểu hiết của mình cho nhiều người. Mở tâm trí ra mà tiếp nhận cái mới. Kết nối càng nhiều, chia sẻ càng nhiều thì năng lực càng phát triển. Năng lực chính chúng ta phát triển và những người xung quanh chúng ta cũng phát triển.
Chúng ta đang sống trong thời đại mà mỗi người cần PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC LIÊN TỤC. Không ai học cái gì đó xong là làm việc cả đời. Không ai biết cái gì đó xong là dùng nó xài cả đời. Tri thức nhân loại phát triển liên tục và tốc độ phát triển ngày càng nhanh. Vận dụng tri thức mới để giải quyết những vấn đề cũ bằng những giải pháp mới; giải quyết những vấn đề mới,…không liên tục phát triển tri thức và hiểu biết, đương nhiên bạn sẽ bị nỏ lại phía sau, nói nôm na là bị đào thải. Nếu điều đó diễn ra trước khi bạn nghĩ hưu, cuộc đời của bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và sống những ngày cuối đời cơ cực.
Một tín hiệu cho thấy một sếp tốt, một tổ chức tốt, đáng để dấn thân phục vụ là người sếp đó, tổ chức đó có chú ý đến việc phát triển con người hay không? Nếu không, tôi khuyên bạn rời xa càng sớm càng tốt.
Phàm những người sếp luôn sẳn sàng chia sẻ, luôn chú trọng phát triển nhân viên, lại là người sếp luôn có năng lực tốt hơn nhân viên, và không có sợ ai phản cả. Vì họ luôn biết cánh phát triển mình và phát triển người khác nên không sơ ai phản cả. Ngược lại, những người sếp luôn tìm cách đì nhân viên, sợ ai đó hơn mình, lại là những người sếp yếu kém năng lực. Nhưng câu hỏi là “tại sao người không có năng lực lại làm sếp”, câu trả lời là nếu có thì nó chỉ còn hiện hữu trong các tổ chức công thôi. Vì cái hệ thống sàng lọc của tổ chức công nó sàng người có năng lực hay sàng cái gì khác thì không ai biết nỗi. Còn tổ chức tư thì đôi khi cái sàng nó chưa hiệu quả, nhưng chắc chắn nó sàng cũng sẽ ra người cần tìm.
Năng lực là thứ làm cho bạn có một cuộc sống thành đạt và sung túc. Khi bạn có năng lực bạn không thể nghèo được (trừ khi bạn không muốn kiếm tiền).
Tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều cần người có năng lực.
Phát triển năng lực quản lý khác với phát triển năng lực chuyên môn chuyên sâu. Nếu bạn muốn làm quản lý, nên dành thời gian để phát triển năng lực quản lý.
Cuộc sống có nhiều lựa chọn, không nhất thiết lúc nào thành đạt cũng là làm sếp. Làm một nhà chuyên môn giỏi vẫn được xã hội trân trọng và săn tìm.
Cho mình nhiều cơ hội trải nghiệm, từ đó phát hiện nhận biết những gì mình có thể làm tốt nhất. Và tập trung vào làm tốt nhất những gì mình có thể làm tốt nhất. Đó là một quá trình tự nhận thức bản thân. Quá trình này là nhanh hay chậm (30 hay 50 tuổi), nó phụ thuộc vào chính bạn và một chút nhân duyên, nghĩa là cái duyên gặp được người khai sáng cho bạn, để bạn tìm kiếm con người bạn nhanh hơn.
Cuối cùng, tri thức quản trị là mindset, là principle, nó không có một formula nào hết. Tất cả là sự vận dụng tư duy trong từng bối cảnh cụ thể. Rèn luyện để làm quản lý, bản chất là rèn luyện tâm trí, rèn luyện tư duy. Tự mình phải đánh giá mình, tự mình thay đổi chính suy nghĩ của mình trước, rồi mới tính đến chuyện thay đổi suy nghĩ người khác.
Ths. Huỳnh Bảo Tuân
