Xây dựng kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) không chỉ là một môn khoa học, mà nó là cả một nghệ thuật. Bởi lẽ nó rất đa dạng, biến hóa khôn lường và rất khó tìm ra một mẫu số chung, một quy chuẩn mẫu, “hoàn hảo” cho một kế hoạch truyền thông. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả, lợi ích khác nhau. Vì vậy để lập một chiến lược cụ thể, ta cần hiểu được mô hình dưới đây:
Đây được gọi là mô hình SMCRFN - Đối chiếu với một quan hệ tình cảm. Đây là mô hình kinh điển đối với dân PR - Marketer, nó là nền tảng để xây dựng bản kế hoạch truyền thông thành công.
+ Chữ S (Source/Sender - Nguồn): Đây là nhân tố đầu tiên, có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng.
+ Chữ M (Message - Thông điệp): Thông điệp chính là nội dung gửi gắm trực tiếp đến khách hàng. Vì vậy cần lựa như thế nào để tấn công tốt nhất.
+ Chữ C (Channel - Kênh): Các kênh để tiếp cận người dùng rất quan trọng, các kênh online hay offline… Các kênh là phương tiện tốt nhất để nhãn hàng truyền tải thông điệp của mình.
+ Chữ R (Receiver - Người nhận): Người nhận chính là mục tiêu cuối cùng bạn cần nhắm đến chứ không phải ai khác. Hãy tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến, đề ra chiến lược cụ thể để có thể đánh vào tim người nhận một cách dễ dàng nhất.
+ Chữ F (Feedback - Phản hồi): Đừng nghĩ những gì mình làm ra là đúng mà phải đặt ưu tiên hàng đầu vào khách hàng. Hãy học cách lắng nghe, ghi nhận những cảm nhận riêng của khách hàng. Phản hồi giúp bạn chỉnh lại được khuyết điểm của thông điệp và các kênh sao cho hợp lý với thực tiễn.
+ Chữ N (Noise – Nhiễu): Độ nhiễu chính là cái mà doanh nghiệp hết sức phải quan tâm. Nhiều khi bạn làm ra một thông điệp một đằng, nhưng vì nhiều yếu tố cạnh tranh hay môi trường thì thông điệp có thể bị sai lệch và phá hỏng toàn bộ kế hoạch truyền thông của bạn
Tóm lại mô hình trên là căn bản mà người lập nên biết nếu bắt tay vào làm một mẫu kế hoạch truyền thông dự án. Mỗi khi lập thì cần phải biết bản chất để có được một nền móng tốt nhất.
Các công cụ của dân PR chuyên nghiệp
1. Tạo quan hệ cho doanh nghiệp với giới truyền thông đại chúng.
Các chiến lược truyền thông đại chúng tập trung vào việc lưu chuyển thông điệp qua các kênh truyền thông nhằm quản lý hình ảnh doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Các công cụ truyền thông đại chúng bao gồm:
Phát hành thông cáo báo chí và báo cáo thông tin
Mời các nhà báo phóng viên tới những buổi tham quan trụ sở công ty, tạo cơ hội cho họ nắm bắt được những thông điệp tích cực về doanh nghiệp.
Thông qua các phương tiện truyền thông xã hội, người làm PR tìm cách thu hút sự chú ý từ giới báo chí, đồng thời kiểm soát được thông tin các nhà báo viết về doanh nghiệp.
Sở hữu dày dặn danh sách của giới truyền thông, xây dựng quan hệ tốt với các nhà báo chủ chốt trong cùng lĩnh vực giúp chuyên viên PR có cơ hội truyền tải các ý tưởng thông qua các thông cáo báo chí. Bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông địa phương/ quốc gia để
Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
Quản lý thông tin, nhận định rủi ro và khắc phục hậu quả khủng hoảng ảnh hưởng tới doanh nghiệp.
2. Quảng cáo tạp chí
Đây là hình thức quảng cáo dưới dạng tin tức, những câu chuyện kể hay những bài đánh giá trên báo hoặc tạp chí. Do báo chí nhận được sự tín nhiệm cao nên quảng cáo của bạn dễ chiếm được sự tin cậy.
Nhiều doanh nghiệp còn thuê những chuyên gia quảng cáo tiếp thị, giúp doanh nghiệp phát triển quảng cáo truyền hình- một hình thức quảng cáo và tạo chỗ đứng cho sản phẩm của doanh nghiệp trên truyền hình.
3. Mạng xã hội
Các phương tiện truyền thông mới trong kỷ nguyên internet cho phép người làm PR tiếp cận trực tiếp tới khách hàng. Các trang mạng xã hội như Facebook và Twitter cho phép nhà báo và chuyên viên PR theo dõi lẫn nhau, tăng lượng truy cập web, có thể xử lý vấn đề bằng cách hồi đáp nhanh chóng các chỉ trích hoặc ý kiến tiêu cực, tăng khả năng hiển thị cho thương hiệu doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về truyền thông xã hội và doanh nghiệp của bạn tại đây
4. Bản tin
Bản tin in hoặc gửi qua email là một cách hay để quảng bá doanh nghiệp, giao tiếp với khách hàng và thông báo cho họ về các sản phẩm, dịch vụ mới.
Bản tin thường xuyên có thể tăng cường kết nối cá nhân của bạn với khách hàng, đồng thời phản ánh thương hiệu và cá tính kinh doanh của bạn. Một bản tin hiệu quả là bản tin là cung cấp thông tin giá trị cho khách hàng.
Tuy nhiên phát hành bản tin với tần suất như thế nào thì người làm PR cần phải cân nhắc về nguồn lực, để làm sao có được sản phẩm thực sự có chất lượng, và không spam khách hàng.
5. Tài liệu quảng cáo và catalogue
Ấn phẩm quảng cáo hay catalogue giới thiệu sản phẩm được gửi tận tay khách hàng hoặc qua email giúp giữ chân khách hàng với doanh nghiệp, với sản phẩm và dịch vụ công ty.
Các tài liệu quảng cáo và catalogue với thiết kế bài bản, chất lượng cao giúp khách hàng có niềm tin vào chuyên viên PR và thương hiệu, dẫn khách hàng đến trang web hoặc cửa hàng. Thông tin có trong tài liệu quảng cáo và catalogue doanh nghiệp sẽ tái hoạt động hiệu quả website, giúp nhiều hơn cho quá trình kinh doanh trực tuyến.
6. Sự kiện quảng bá
Sự kiện là cơ hội để doanh nhân tăng sự hiện diện công ty, quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới và đảm bảo thông tin chính xác sẽ tới được khách hàng mục tiêu.
Từ góc nhìn của việc bán hàng, các sự kiện là cơ hội để đối mặt và đáp trả với những nghi ngại, từ đó củng cố và xây dựng niềm tin từ phía khách hàng.
Sự kiện càng được chuẩn bị kỹ càng về nội dung, với cách thức thể hiện phong phú sinh động sẽ dễ dàng tạo ấn tượng và thu hút các đối tượng nằm trong chiến dịch quảng bá.
Hãy chắc chắn rằng trước khi đến sự kiện, chuyên viên PR chuẩn bị đủ các tài liệu để giới thiệu, có cách tiếp cận phù hợp nhằm tạo ấn tượng, hiểu biết với khách hàng, cong chúng.
Có rất nhiều loại hình sự kiện, từ sự kiện triển lãm thương mại trong ngành dọc cho đến các sự kiện tri ân CBNV, đối tác, khách hàng; đến các sự kiện ra mắt; họp báo công bố những điểm mới… hay những sự kiện hướng tới cộng đồng đều đáng để doanh nghiệp cân nhắc đầu tư.
Có những doanh nghiệp mà kế hoạch PR của họ trong một khoảng thời gian được định vị các dấu mốc lớn bằng các sự kiện lớn luôn.
7. Những buổi trò chuyện gặp mặt
Có được phần phát biểu tại sự kiện mà khách hàng tiềm năng tham dự sẽ giúp doanh nghiệp của bạn định vị như là một đơn vị tiên phong, một nhà cải cách trong lĩnh vực của mình. Là chủ doanh nghiệp hoặc nhà lãnh đạo, đừng ngần ngại xây dựng danh tiếng của bản thân như một chuyên gia bởi việc này cũng đồng thời xây dựng danh tiếng cho doanh nghiệp – và thu hút khách hàng mới.
Các sự kiện cộng đồng là cơ hội quảng bá giá trị kể cả khi đại diện doanh nghiệp của bạn không có được sự chú ý như diễn giả. Hãy tư vấn cho sếp của bạn xây dựng danh tiếng bằng những việc thật đơn giản như ghi rõ họ tên chủ doanh nghiệp và logo công ty trong danh sách sự kiện, hoặc đưa ra bài trình bày về sản phẩm mới cũng như những cải cách. Ngoài ra, cơ hội mở rộng mạng lưới kết nối là điều rất giá trị.
8. Quan hệ tốt với nhân viên
Nhân viên là đại sứ cho doanh nghiệp và thương hiệu. Nhiều doanh nghiệp lớn bắt đầu thực hiện quan hệ nhân viên – xây dựng văn hóa doanh nghiệp và các quan hệ nhóm bằng cách chia sẻ thông tin, thúc đẩy đóng góp và truyền cảm xúc tự hào về thành tích kinh doanh. Hình thức này có thể cải thiện tinh thần đồng đội, giữ chân nhân viên, tăng năng suất, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên đang đại diện cho doanh nghiệp theo một cách nhất quán và đúng thông điệp.
9. Tài trợ hoặc tài trợ phát triển xã hội
Quan hệ cộng đồng và tài trợ phát triển xã hội là lựa chọn khôn ngoan trong PR. Hỗ trợ một hoạt động phi lợi nhuận có thể xây dựng cảm giác thiện chí và trung thành đối với doanh nghiệp. Quan hệ đối tác cộng đồng bao gồm việc trao đổi qua lại tiền hoặc lợi ích hiện vật để phát triển một tổ chức cộng đồng địa phương có khả năng đẩy mạnh danh tiếng doanh nghiệp.
Xây dựng mối quan hệ tốt với các thành viên trong cộng đồng nơi bạn kinh doanh giúp xây dựng lòng trung thành của khách hàng. Hãy tìm hiểu nơi sinh sống khách hàng trong cộng đồng đó bằng cách thu thập mã bưu điện tại điểm bán hàng.
Thiết lập quan hệ với các bên liên quan và người có quyền quyết định tại địa phương giúp xây dựng hồ sơ công ty và mức độ ảnh hưởng, thu hút nhiều khách hàng hơn qua truyền thông truyền miệng, đảm bảo lợi ích kinh doanh gắn với những quyết định từ cộng đồng.
Quan hệ đối tác có thể giúp người tiêu dùng xác định thương hiệu với hoạt động kinh doanh tốt và có đạo đức. Hơn cả thế, chỉ doanh nghiệp nào thực sự làm việc có tâm, và có tầm nhìn dài hạn mới làm được những việc trả lại những giá trị tốt cho doanh nghiệp. Chi tiết tham khảo chuyên đề về CSR của blog tại đây.
Bemecmedia.vn
